Adaptació de l'Àrea de Suport als Joves Tutelats i Extutelats al nou reglament de protecció de dades

http://www.gencat.cat/benestar/publica/butlletiDGAIA/num26/ladaptacio-de-larea-de-suport-als-joves-tutelats-i-extutelats-al-nou-reglament-de-proteccio-de-dades.htm

L'adaptació de l'Àrea de Suport als Joves Tutelats i Extutelats al nou reglament de protecció de dadesUna oportunitat de servir millor a la ciutadaniaOlga Felis Pròsper, Antonio Ponce Tarela, Àrea de Suport als Joves Tutelats i ExtutelatsCom a professionals que pertanyem a una unitat de l'Administració, l'Àrea de Suport als Joves Tutelats i Extutelats (en endavant ASJTET), i que treballem amb adolescents i joves desafavorits, creiem que un dels objectius del nostre acompanyament en el seu procés de transició a l'autonomia ha de ser donar-los a conèixer els seus drets i ensenyar-los com els poden exercir de manera assertiva i efectiva. Aquest és un repte enorme, que suposa, en primer lloc, garantir que la informació relativa als seus drets els arriba i que l'entenen.

L'aprovació d'una nova normativa que afecta els drets o interessos d'aquests joves és una oportunitat de fer realitat aquest objectiu i ens obliga a adaptar-nos, com a professionals i com a organització, innovant allò que calgui.L'abril de 2008 va entrar en vigor el RD 1720/200, de 21 de desembre, (Reglament en endavant) que aprova el Reglament de desenvolupament de la Llei orgànica 15/1999, de 13 de desembre, de protecció de dades de caràcter personal (Llei en endavant). El Reglament estableix, en primer lloc, quins són els principis en la protecció de dades personals respecte al tractament, el deure d'informar la persona afectada i la manera d'obtenir el seu consentiment per al registre de les dades. Regula també l'exercici dels drets d’accés1, rectificació2, cancel·lació3 i oposició4 que té la persona afectada respecte a les dades personals registrades en qualsevol mena de suport. Amb l'objectiu de garantir aquests drets estableix, entre altres, algunes obligacions per a les administracions públiques en la creació, modificació o supressió dels fitxers que continguin dades de caràcter personal i, sobretot, les mesures de seguretat que s'han d'aplicar en funció del tipus de dades personals que es registrin.El Reglament estableix diferents terminis d'implantació de les mesures de seguretat per als fitxers que ja existien en el moment de la seva entrada en vigor, en funció del tipus de dades i del nivell de protecció que requereixen, que van dels dotze als vint-i-quatre mesos. En canvi, els fitxers creats amb posterioritat a l'entrada en vigor del Reglament hauran de tenir implantades des del moment de la seva creació la totalitat de les mesures de seguretat regulades.En aquest àmbit concret, l'esforç d'adaptació i innovació que ha fet l'ASJTET per complir no sols amb la lletra, sinó amb l'esperit de la normativa, ha estat doble:En primer terme, i en l'àmbit intern de l'Administració, s'ha fet l'adaptació de l'organització a les necessitats de protecció de les dades.

Així, s'ha decidit organitzar el sistema de gestió dels diversos programes de l'ASJTET d’acord amb els requeriments de la Llei i el Reglament de protecció de dades i tenint en compte, com a punt de vista central, els de les persones joves. Aquest enfocament ens porta a considerar especialment la seva situació de vulnerabilitat (econòmica, psicològica i social) i les seves mancances (de formació, de relació, d'autoconfiança, etc.).El primer programa de l'ASJTET en el qual s'ha fet l'adaptació d'acord amb aquest criteri és el de la gestió de les prestacions socials de caràcter econòmic, regulada a la Llei 13/2006, i de les quals poden ser persones beneficiàries, entre d’altres, els joves extutelats.El sistema de gestió d'aquestes prestacions té en compte, en tot moment, el dret dels joves a conèixer quines dades de caràcter personal s'estan emmagatzemant, amb quina finalitat, qui i com hi tindrà accés i com pot obtenir aquesta informació de manera entenedora.

Aquest sistema pretén ser una experiència pilot i un model per a la posterior adaptació de la resta de programes de l'ASJTET als requeriments de la normativa en matèria de protecció de dades.En segon terme, i en l'àmbit extern de relació de l'Administració amb la ciutadania: l'adaptació del llenguatge utilitzat en tots els impresos, documents i en la informació que es transmet verbalment al jovent. Partint de la base que el llenguatge construeix i que les relacions del jovent amb els i les professionals, així com el procés de creixement personal i col·lectiu, estan condicionades per l'ús que tots plegats fem del llenguatge, hem considerat molt important "traduir" el llenguatge jurídic i administratiu per fer-lo entenedor a les persones que atenem, per posar-lo, realment, al seu servei. En general, tot i que treballem per anar canviant aquesta realitat, es tracta de persones joves amb un nivell acadèmic baix, que sovint no dominen el llenguatge escrit i que mostren desconcert i desconfiança davant d'un document oficial que no entenen i que se'ls demana que signin. Així doncs, tenim l'obligació de fugir, tant en la transmissió oral com escrita, de la terminologia jurídica més estàndard i sovint críptica als ulls de les persones no avesades a utilitzar-la, per aconseguir un llenguatge que comuniqui amb rigor i claredat el que pretenem comunicar, sobretot si afecta drets que són essencials per al desenvolupament de les persones joves.Adaptació de la norma a la persona objecte de la protecció de les seves dades personalsLa Llei ja va deixar clarament establert en el seu article 5 que quan s'utilitzin qüestionaris o altres impresos per a la recollida de dades personals han de figurar-hi, de manera clarament llegible, les advertències i condicions d'exercici del dret a la informació de les persones interessades a les quals se sol·licitin dades personals i que aquestes han de ser prèviament informades "de manera expressa, precisa i inequívoca".

En aquest mateix sentit, el capítol II del títol II del Reglament, que regula el consentiment per al tractament de les dades de caràcter personal i el deure d'informació, fa referència a la necessitat d'adaptació d'aquests aspectes a cada persona i circumstància i el respecte als seus drets fonamentals. Així, en el cas dels menors, es preveu que es podrà tractar les seves dades personals si tenen més de catorze anys i donen el seu consentiment, excepte en els casos en els quals la Llei exigeixi l'assistència del titulars de la pàtria potestat o tutela, mentre que en el cas dels menors de catorze anys es requerirà sempre el consentiment dels pares o tutors.Però l'adaptació de la norma a les persones joves que atenem a l'ASJTET té un abast molt més ampli que el de la diferenciació entre menors i majors d'edat, tots ells possibles beneficiaris dels nostres programes. S'ha d'individualitzar tenint en compte que el tipus de dades que acumulem en els nostres expedients poden afectar esferes especialment sensibles: dades que afecten la salut, la comissió d’infraccions administratives o penals, dades de caràcter personal que ofereixin una definició de les característiques o de la personalitat de la ciutadania, dades derivades d’actes de violència de gènere, etc.Es tracta de dades que sovint tenen a veure precisament amb la situació de vulnerabilitat dels joves. Per tant, l'aplicació i adaptació de la normativa amb aquest esperit garantista i amb aquesta vocació de posar la llei al seu abast com un instrument protector, més que "regulador", requereixen uns instruments tècnics i una documentació que estableixin criteris organitzatius clars i estables, i donin seguretat jurídica als i les professionals i, sobretot, a les persones afectades.Al llarg dels propers apartats exposarem breument quins són els instruments que des de l'ASJTET s’han començat a definir i es pretenen implantar.El Document de seguretatL'article 9 de la Llei, en el seu punt 1, assigna a la persona responsable5 del fitxer6 i a l'encarregada del tractament7 la responsabilitat d'establir les mesures tècniques i organitzatives que garanteixin la seguretat de les dades de caràcter personal.L'esperit d'aquest article identifica clarament els implicats principals i les funcions assignades per garantir la protecció d'una part essencial de les persones: la informació que els concerneix (les dades de caràcter personal).

La Secretaria d'Infància i Adolescència (SIA en endavant), en general, i l'ASJTET, en particular, tenen el mateix encàrrec, però ampliat a tots els aspectes de la persona infant o jove.Aquesta és la missió de l'article 9 esmentat, però afegeix que la persona responsable del fitxer –la SIA i l'ASJTET– té, com a funcions protectores de les dades de caràcter personal dels seus usuaris i usuàries, l'establiment de les mesures que garanteixin la seva seguretat. Aquestes mesures estan establertes en el Reglament que regula l'elaboració i la implantació de la normativa de seguretat a través d'un document, el Document de seguretat (DS en endavant), que s'ha de complir pel personal amb accés a aquest tipus de dades.En aquest sentit és el DS el que garanteix en últim terme la seguretat de les dades de caràcter personal a través de l'establiment de les mesures tècniques i organitzatives. En una organització com ara la SIA i l'ASJTET, aquest document hauria de formar part de l’estructura de protecció dels drets de la infància i dels joves i, per tant, hauria d’estar imbricat en el model de protecció o, si més no, se n’hauria de nodrir.Del DS s'han d'establir dos aspectes cabdals: els fitxers que regula, per tal de garantir la completesa de les dades personals protegides, i els nivells de seguretat, per optimitzar el grau de seguretat en la protecció de cadascuna.El Reglament no especifica si ha d'existir un únic DS per a tots els fitxers que gestiona la persona responsable del fitxer o un per a cadascun dels fitxers de dades personals.

La decisió que l'ASJTET ha adoptat és la d’establir un DS per a cada fitxer. Això és així perquè els àmbits d'actuació8 en la població atesa són heterogenis amb relació a les dades, és a dir, la informació que s'utilitza i es genera en cada àmbit preveu dades força diferents i, alhora, la seguretat en la protecció d'aquestes requereix un grau de protecció diferent.L'ASJTET ha decidit maximitzar el nivell de seguretat que s'ha d'aplicar en cada DS. No ha d'estranyar aquesta decisió, ja que les fonts d’informació relatives a les dades personals de les joves i dels joves atesos a l'Àrea són nombroses i força heterogènies.

Molta d'aquesta informació és oberta i pot recollir dades suplementàries que requereixen un nivell de seguretat més alt del que, en principi, requeririen les que determinen el fitxer en qüestió. En altres paraules, hem d'assegurar que no quedi cap dada amagada sense la protecció adient.L'estructura que l'ASJTET ha decidit donar a cada DS respon a un projecte marc d'adaptació a la Llei i al Reglament. D’aquest projecte marc en parlarem en l'última part de l'article.Aquesta estructura respon a la que l'article 88 del Reglament fixa com a mínims. No obstant això, l'ASJTET ha decidit dotar-la de les característiques següents:Ampliar les descripcions dels fitxers al màxim.Destinar un sol capítol per als procediments de gestió i un altre per als mecanismes de control. El primer agrupa els apartats de procediments i mesures del transport dels suports.

El segon, els punts d’identificació dels responsables de seguretat i dels encarregats del tractament.Introduir en el DS un apartat dedicat al procés sancionador que garanteixi el compliment obligat.Finalment s'afegeixen com a annexos tots els impresos de nomenaments, autoritzacions, etc.El projecte marc d'adaptacióL'ASJTET ha dissenyat un projecte marc d'adaptació dels seus sistemes d’informació a la Llei. Aquest projecte marc estructura la manera com cada sistema ha d'adaptar-s’hi a través d'un projecte específic.El fet de crear un projecte marc que inspiri cadascun dels projectes d'adaptació respon, com ja s'ha dit, a la heterogeneïtat dels diferents sistemes d'informació que gestionen cadascun dels programes i unitats que configuren l'ASJTET.

En efecte, l'Àrea se sustenta en tres grans àmbits de treball: la inserció laboral, l'habitatge i l'acompanyament psicològic, pedagògic, jurídic i suport econòmic. Els sistemes d'informació que els configuren utilitzen diferents tipus d'informació i de gestió. Fer l'adaptació a través d'un únic projecte per a tots tres àmbits dimensionaria exageradament el seu abast i implicaria un DS farragós i poc eficient quant a la seva aplicació.El projecte marc identifica els elements de cada sistema d'informació corresponent a cada programa i unitat: les usuàries i els usuaris (joves i entitats col·laboradores), els espais en què es recullen dades de caràcter personal i els components informàtics.Els objectius que cadascun dels projectes específics d'adaptació han de preveure són els següents:Identificar i adaptar tots els documents impresos en què es recullen dades de caràcter personal de les persones usuàries d'acord amb la Llei.

Establir els protocols d’actuació necessaris per a la protecció i seguretat dels documents i el compliment del deure de secret per part dels professionals que intervinguin en qualsevol fase del tractament de les dades de caràcter personal.Establir els protocols necessaris per a la recollida no documental de dades de caràcter personal de les persones usuàries d'acord amb la Llei.

Identificar i adaptar tots els components automatitzats i no automatitzats en què es guarden dades de caràcter personal de les persones usuàries i implementar les mesures i els elements nous en els àmbits regulats al Reglament.Establir les accions adients per a la consecució de l'objectiu 3 amb les unitats administratives del Departament d'Acció Social i Ciutadania de forma coordinada.

Finalment i en definitiva, amb aquest article volem posar en relleu que l'ASJTET, com a organisme de l'Administració amb una dimensió de servei públic, pretén fer protagonistes les persones joves que hi són ateses, donar rellevància als seus drets i facilitar-los el seu exercici a través d’una organització del treball eficaç i eficient mitjançant projectes ben conceptualitzats i planificats.

1. Dret d'accés: és el dret de la persona afectada a obtenir informació sobre si les seves pròpies dades de caràcter personal estan sent objecte de tractament, la finalitat del tractament i la informació disponible sobre l'origen d’aquestes dades i les comunicacions fetes o previstes d'aquestes. (Tornar)

2. Dret de rectificació: el dret de la persona afectada a modificar les dades que resultin ser inexactes o incompletes. (Tornar)

3. Dret de cancel·lació: el dret de la persona afectada a suprimir les dades que resultin inadequades o excessives. (Tornar)

4. Dret d'oposició: el dret de la persona afectada a dur a terme el tractament de les seves dades de caràcter personal o cessar el tractament en els supòsits legalment previstos. (Tornar)5. Responsable del fitxer: persona física o jurídica, de naturalesa pública o privada, o òrgan administratiu que decideix sobre la finalitat, el contingut i l'ús del tractament de les dades de caràcter personal. (Tornar)

6. Fitxer: conjunt organitzat de dades de caràcter personal que, d'alguna manera, permet el seu accés. (Tornar)

7. Encarregat del tractament: persona física o jurídica, de naturalesa pública o privada, o òrgan administratiu que tracta dades de caràcter personal per compte de la persona responsable del fitxer com a conseqüència de l'existència d’una vinculació jurídica que el vincula amb aquest últim. (Tornar)

8. L'ASJTET s'estructura en programes en què es treballen la inserció sociolaboral, l'habitatge, l'acompanyament jurídic i el suport psicològic i pedagògic de la població atesa. (Tornar)